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Pres.Consiglio Ministri n.05-1998
Anagrafe delle prestazioni e degli incarichi dei pubblici dipendenti

PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI
DIPARTIMENTO DELLA FUNZIONE PUBBLICA
Servizio informazione Statistica e della gestione automatizzata delle informazioni

Prot. N. 10095/98
Circolare n. 5/1998
29 maggio 1998


Alla Presidenza del Consiglio dei Ministri Segretariato Generale
Roma

A tutti i Ministeri
Roma

Al Consiglio di Stato
Ufficio del Segretario Generale
Roma

Alla Corte dei Conti
Ufficio del Segretario Generale
Roma

All'Avvocatura Generale dello Stato
Ufficio del Segretario Generale
Roma

Alle Amministrazioni dello Stato
ad ordinamento autonomo
(Tramite i Ministeri vigilanti)

Ai Prefetti
Loro Sedi

Alle Regioni
Loro Sedi

Alle Provincie
Loro Sedi

Ai Comuni
Loro Sedi

Alle Comunità Montane
Loro Sedi

Agli Enti pubblici non economici
(Tramite i Ministeri Vigilanti)

Agli Enti di ricerca
(Tramite i Ministeri vigilanti)

Alle Aziende del Servizio Sanitario Nazionale
(Tramite le Regioni)

Alle Università
Loro Sedi

Alle Istituzioni Scolastiche
(Tramite i Provveditorati agli Studi)

Alle Autorità di Coordinamento e Vigilanza
Loro Sedi

All'Agenzia Autonoma per la gestione dell'Albo dei Segretari Comunali e Provinciali
Roma


OGGETTO: Anagrafe delle prestazioni e degli incarichi dei pubblici dipendenti. Adempimenti da eseguire entro il 30 giugno 1998 ﷓ articoli 26 e 45, comma 14, del decreto legislativo 31 marzo 1998, n.80, pubblicato nel S.O. alla Gazzetta Ufficiale dell'8 aprile 1998.


PREMESSA

Il 30 giugno p.v. scade il termine per quattro importanti adempimenti, previsti dai commi 12, 13 e 14 dell'articolo 58 del decreto legislativo n.29/1993 come modificato dall'articolo 26 del decreto legislativo 31 marzo 1998, n.80. A questi adempimenti sono tenute le amministrazioni pubbliche che conferiscono o autorizzano incarichi ai propri dipendenti.

Infatti, esse sono obbligate a trasmettere, entro il 30 giugno di ogni anno, all'Anagrafe delle prestazioni, gestita dal Dipartimento della funzione pubblica, una serie di dati relativi a tali incarichi.
Come è noto per i dipendenti pubblici vige il divieto di svolgere incarichi retribuiti che non siano stati conferiti o preventivamente autorizzati dalle amministrazioni alle quali organicamente appartengono. Tale divieto è stato ribadito dal comma 7 dell'articolo 58, con alcune opportune esclusioni soggettive ed oggettive previste nel comma 6 (v. n.2). Lo stesso comma 7 ha aggravato le sanzioni per la violazione del divieto.

In correlazione con il riferito divieto, i commi 8 e 9 impongono rispettivamente alle amministrazioni pubbliche diverse da quelle di appartenenza, agli enti pubblici economici e ai soggetti privati che intendono conferire incarichi retribuiti a dipendenti pubblici, di richiedere preventivamente l'autorizzazione alle amministrazioni di appartenenza dei dipendenti stessi.

Inoltre, il comma 11 pone a carico dei medesimi soggetti pubblici e privati l'obbligo di comunicare (entro il 30 aprile di ogni anno) alle amministrazioni di appartenenza i dati relativi ai compensi erogati nell'anno precedente per lo svolgimento degli incarichi conferiti a dipendenti pubblici.

La violazione di questi obblighi è rispettivamente sanzionata negli stessi commi 8, 9 e 11.

Si è in tal modo assicurato l'obiettivo di concentrare tutte le informazioni relative agli incarichi in questione nelle amministrazioni di appartenenza.

Perciò l'obbligo di riversare le predette informazioni nell'Anagrafe gestita dal Dipartimento della funzione pubblica è posto esclusivamente a carico delle amministrazioni di appartenenza.

Il comma 15 prevede distinte sanzioni per la violazione degli obblighi di cui ai commi 11, 12, 13 e 14. Queste sono diversamente graduate se poste in essere da altre amministrazioni pubbliche, da enti pubblici economici o da soggetti privati (vedi n.4).



1) ADEMPIMENTI DA ESEGUIRE ENTRO IL 30 GIUGNO (COMMI 12,13 E 14)

a. Primo adempimento. In base al comma 12, tutte le amministrazioni pubbliche, che conferiscono o autorizzano ai propri dipendenti incarichi retribuiti non compresi nei compiti e doveri di ufficio, devono trasmettere al Dipartimento della funzione pubblica l'elenco degli incarichi conferiti o autorizzati ai dipendenti stessi nell'anno precedente.
Tale elenco deve essere compilato secondo le specifiche indicate nell'apposito programma informatico le cui modalità di acquisizione sono indicate al paragrafo 5. Esso dovrà contenere: a) i dati identificativi dei dipendenti pubblici interessati (generalità qualifica, codice fiscale); b) l'indicazione dell'oggetto dell'incarico; c) l'indicazione del compenso lordo previsto o presunto. L'elenco deve essere accompagnato da una relazione nella quale siano indicate le nonne in base alle quali vengono conferiti o autorizzati gli incarichi, la coerenza di questi ultimi con i principi del buon andamento dell'amministrazione e le eventuali misure adottate per il contenimento delle spese ad essi relativi.
Entro il 30 giugno di ogni anno, anche le amministrazioni che nell'anno precedente non hanno conferito o autorizzato incarichi ai propri dipendenti, devono comunicare di non avere conferito incarichi rientranti nelle fattispecie assoggettate a comunicazione.
Questo primo adempimento serve ad aggiornare annualmente la banca dati (Anagrafe) con le informazioni relative ai nuovi incarichi conferiti o autorizzati dalle amministrazioni pubbliche ai propri dipendenti nell'anno precedente. In tal modo il Dipartimento della funzione pubblica acquisisce tutte le informazioni necessarie per tenere sotto controllo la complessa materia degli incarichi, come richiede il comma 16.

b. Secondo adempimento. In base al comma 13 le amministrazioni pubbliche devono comunicare al Dipartimento della funzione pubblica i compensi da esse erogati nell'anno precedente o della cui erogazione siano state informate da parte dei soggetti pubblici e privati ai sensi del comma 11. Tale comunicazione deve: essere effettuata per ciascuno dei propri dipendenti e distintamente per ogni incarico conferito o autorizzato.
Questo secondo adempimento è complementare al precedente. Esso serve ad aggiornare annualmente l'Anagrafe cori i dati dei compensi effettivamente percepiti da ciascun dipendente nell'anno precedente per lo svolgimento di ciascuno degli incarichi già comunicati.
Inoltre, questo adempimento consente di acquisire anche quelle informazioni che, al momento del conferimento o dell'autorizzazione, nella maggioranza dei casi, possono essere soltanto presuntive.

c. Terzo adempimento. La prima parte del comma 14 prevede che le amministrazioni pubbliche comunichino al Dipartimento della funzione pubblica l'ammontare dei compensi percepiti dai propri dipendenti anche per gli incarichi relativi a compiti e doveri di ufficio, con l'indicazione della ragione dell'incarico e dell'ammontare dei compensi corrisposti.
Questo adempimento è correlato alle previsioni dell'articolo 1, commi 123 e 124, della legge 23 dicembre 1996, n. 662, finalizzato alle verifiche previste dal successivo comma 127. Il comma 123, con riferimento a tutti gli incarichi retribuiti, siano o no compresi nei compiti e doveri di ufficio, prevede che "gli emolumenti, compensi, indennità percepiti dai dipendenti delle amministrazioni pubbliche... per l'espletamento di incarichi affidati dalle amministrazioni di appartenenza, da altre amministrazioni ovvero da società o imprese controllate direttamente o indirettamente dallo Stato o da altro ente pubblico o comunque autorizzati dall'amministrazione di appartenenza sono versati (secondo le modalità prescritte dalla stessa norma) per il 50 per cento degli importi lordi superiori a 200 milioni di lire annue, nel conto dell'entrata del bilancio dell'amministrazione di appartenenza del dipendente ".
Il comma 124 esclude da tale disciplina " ... le somme corrisposte dall'amministrazione di appartenenza o presso la quale il dipendente presta servizio in posizione di comando o fuori ruolo, nonché i diritti d'autore, i compensi per l'attività di insegnamento e i redditi derivanti dall'esercizio di attività libero﷓professionali ove consentita ai pubblici dipendenti e per la quale sia previsto l'obbligo di iscrizione al relativo albo professionale".
La disposizione va integrata con le esclusioni (vedi n.2) di cui al comma 6 dell'articolo 58 del decreto legislativo n.29/1993, come modificato dall'articolo 26 del decreto legislativo n.80/1998.
Poiché i compensi percepiti per incarichi retribuiti non compresi nei compiti e doveri di ufficio devono essere comunicati in applicazione del comma 13, ai fini dell'adempimento in esame, le amministrazioni di appartenenza possono integrare tali comunicazioni con la distinta indicazione dei compensi per incarichi compresi nei compiti e doveri di ufficio. Tali sono non solo gli incarichi retribuiti che, per disposizioni di leggi o regolamenti, siano attribuiti al titolare di un determinato ufficio, ma anche gli incarichi dal cui svolgimento il dipendente non possa esimersi in quanto rientranti nei suoi doveri di ufficio.
Anche per l'inosservanza di questo adempimento si applicano le sanzioni di cui al comma 15.

d. Quarto adempimento. L'ultima parte del comma 14 prevede che tutte le amministrazioni inviino al Dipartimento della funzione pubblica l'elenco dei collaboratori esterni e dei soggetti ai quali sono stati affidati incarichi di consulenza. L'elenco deve essere inviato ogni sei mesi e deve contenere l'indicazione della ragione dell'incarico e dell'ammontare dei compensi corrisposti. Questo adempimento è correlato alla disposizione del comma 127, dell'articolo 1 della legge n.662/1996,



2) AMMINISTRAZIONI TENUTE ALLE COMUNICAZIONI. ESCLUSIONI.

Le amministrazioni pubbliche tenute agli adempimenti di cui sopra, secondo l'articolo 1, comma 2 del decreto legislativo n.29/1993 sono: tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni e le Comunità montane, e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli Istituti autonomi case popolari, le Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, compresi gli enti di ricerca, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale.

Tra le amministrazioni obbligate sono comprese anche le amministrazioni alle quali appartiene il personale di cui ai commi 4 e 5 dell'articolo 2 del decreto legislativo n.29/1993 e cioè: i magistrati ordinari, amministrativi e contabili, gli avvocati e procuratori dello Stato, il personale delle Forze di polizia di Stato, il personale della carriera diplomatica e della carriera prefettizia, quest'ultima d partire da vice consigliere di prefettura, i dipendenti di enti che svolgono la loro attività nelle materie contemplate dall'articolo 1 del decreto legislativo del Capo provvisorio dello Stato 17 luglio 1947, n. 691, e dalle leggi 4 giugno 1985, n. 281, e 10 ottobre 1990, n. 287, nonché professori e ricercatori universitari a tempo pieno.

Gli obblighi di comunicazione previsti nei commi da Il a 13 si riferiscono a tutti i dipendenti delle amministrazioni pubbliche di cui sopra e riguardano soltanto gli incarichi retribuiti.

La disciplina in esame non si applica alle prestazioni rese nell'esercizio di cariche pubbliche elettive o equiparate.
Inoltre, la nuova normativa, al comma 6, prevede alcune esclusioni soggettive ed altre oggettive.

Le esclusioni soggettive riguardano: i dipendenti con rapporto di lavoro a tempo parziale con prestazione lavorativa non superiore al cinquanta per cento di quella a tempo pieno, i docenti universitari e i ricercatori a tempo definito, i professori della scuola statale iscritti agli albi professionali e autorizzati all'esercizio della libera professione e le altre categorie di dipendenti pubblici ai quali è consentito da disposizioni speciali lo svolgimento di attività libero﷓professionali.

Le esclusioni oggettive riguardano gli incarichi i cui compensi derivano:

a) dalla collaborazione a giornali, riviste, enciclopedie e simili;
b) dalla utilizzazione economica, da parte dell'autore o inventore, di opere dell'ingegno e di invenzioni industriali;
c) dalla partecipazione a convegni e seminari;
d) da prestazioni per le quali è corrisposto solo un rimborso delle spese documentate;
e) da prestazioni per lo svolgimento delle quali il dipendente è posto in posizione di aspettativa, di comando o di fuori ruolo;
f) da compiti attribuiti dalle organizzazioni sindacali a dipendenti presso le stesse distaccati o in aspettativa non retribuita.


3) DISCIPLINA TRANSITORIA (ARTICOLO 45, COMMA 14).

L'articolo 45, comma 14, del decreto legislativo n.80/1998, detta la disciplina transitoria per l'anno in corso. Pertanto, ai primi due adempimenti non sono tenute le amministrazioni pubbliche che hanno effettuato le comunicazioni previste dalla normativa previgente, fornendo i dati richiesti con le modalità prescritte, prima del 23 aprile 1998 (data di entrata in vigore del decreto legislativo n.80/1998). Resta fermo l'obbligo di provvedere al terzo e al quarto adempimento entro il 30 giugno.

Si considerano trasmesse entro il 23 aprile 1998 le comunicazioni inviate per posta entro lo stesso termine. A tal fine fa fede il timbro a data dell'ufficio postale, oppure il timbro dell'ufficio di protocollo del Dipartimento della Funzione pubblica, nel caso in cui siano state inviate per corriere. In relazione alle specifiche modalità di rilevazione e di trasmissione delle informazioni, previste dalla circolare del 19 dicembre 1995, n.24, possono rinviare all'anno 1999 l'applicazione delle nuove disposizioni anche gli Enti locali e le Camere di commercio, industria e artigianato. Questa possibilità è limitata ai casi nei quali le comunicazioni per l'aggiornamento dell'Anagrafe siano state trasmesse, rispettivamente alle competenti Prefetture e all'Unioncamere entro il 23 aprile 1998.

Al fine di individuare tempestivamente le amministrazioni che, non avendo provveduto nei termini di cui all'articolo 45 del decreto legislativo n.80/1998, sono tenute all'immediata applicazione della nuova disciplina, è necessario che le Prefetture e l'Unioncamere trasmettano entro il 30 giugno 1998, al Dipartimento della funzione pubblica le informazioni ad esse inoltrate dagli Enti locali e dalle Camere di commercio anteriormente al 23 aprile 1998.

In considerazione delle precisazioni fornite dal Ministero dell'Interno con circolare telegrafica n.17200.16832.17721.16236 del 10 aprile 1998, le Prefetture comunicano al Dipartimento della funzione pubblica anche le informazioni relative agli incarichi conferiti o autorizzati ai Segretari comunali e provinciali nell'anno 1997. Invece per gli incarichi conferiti o autorizzati a partire dal 1998, tale incombenza sarà a carico dell'Agenzia Autonoma per la gestione del relativo "Albo".


4) SANZIONI

Il comma 15 vieta alle amministrazioni pubbliche, che abbiano omesso gli adempimenti inerenti alle comunicazioni previste dai commi 11, 12, 13 e 14, di conferire ulteriori incarichi fino a quando non vi avranno provveduto. Nei confronti degli enti pubblici economici e dei soggetti privati che, entro il 30 aprile di ciascun anno, non comunichino alle amministrazioni di appartenenza i compensi erogati nell'anno precedente ai dipendenti delle medesime, si applicano le sanzioni previste dall'articolo 6, comma 1, del decreto legge 28 marzo 1997, n.79, convertito con modificazioni dalla legge 28 maggio 1997, n.140. La sanzione consiste nel pagamento di una somma pecuniaria pari al doppio degli emolumenti corrisposti sotto qualsiasi forma a dipendenti pubblici. Ad essa si aggiungono le sanzioni per eventuali violazioni tributarie o contributive.

I servizi di controllo interno di ciascuna amministrazione devono verificare il r delle nuove disposizioni in materia di Anagrafe delle prestazioni e degli incarichi.

5) MODALITÀ DI TRASMISSIONE

Tutte le comunicazioni di cui ai precedenti punti devono essere effettuate per via telematica. Le amministrazioni che non siano in grado di effettuare collegamenti telematici devono usare il supporto magnetico, cioè dei floppy﷓disk. E' escluso l'uso di modelli cartacei o a lettura ottica per raccogliere e trasmettere le comunicazioni.

Per garantire una corretta e completa trasmissione delle informazioni le amministrazioni sono tenute a:
1 . individuare, presso ciascuna amministrazione, il responsabile del procedimento, ai sensi dell'articolo 2 della legge n.241/1990;
2. inviare al Dipartimento della funzione pubblica i dati relativi alla totalità del personale al quale si riferiscono gli incarichi retribuiti conferiti o autorizzati dall'amministrazione.

Pertanto, nelle amministrazioni articolate in più unità organizzative centrali e periferiche, il responsabile del procedimento deve raccogliere e trasmettere le informazioni relative sia ai dipendenti in servizio presso gli uffici centrali e periferici sia a quelli in posizione di comando, distacco, fuori ruolo o aspettativa presso altre amministrazioni. Inoltre, il responsabile del procedimento deve verificare preventivamente che i dati raccolti siano completi e che non contengano duplicazioni.

In attesa dell'attivazione del sito Internet del Dipartimento della funzione Pubblica, dal 10 giugno 1998 il software sarà disponibile su Internet al seguente indirizzo: www.IPZS.it/DFP.anagrafe
Le amministrazioni potranno inviare i dati all'indirizzo di posta elettronica: anagrafe.funpub@pcm.it.
Le amministrazioni pubbliche che non sono collegate telematicamente, per ottenere relativo floppy﷓disk potranno rivolgersi:
- nel caso di amministrazioni centrali, direttamente al Dipartimento delle funzione pubblica;
- nel caso di Enti locali, alle Prefetture.
I floppy﷓disk contenenti le informazioni relative all'Anagrafe devono essere inviati Dipartimento della funzione pubblica con raccomandata con avviso di ricevimento
Tutte le comunicazioni relative all'Anagrafe devono contenere l'indicazione del codice AIP/1998 e devono essere inviate al seguente indirizzo:
Dipartimento della funzione pubblica
Servizio informazione statistica e della gestione automatizzata delle informazioni
Corso Vittorio Emanuele, 116
00186 ROMA