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Direttiva Pres. Consiglio Ministri 27/11/2003
Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni. (GU n. 8 del 12-1-2004)

PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DIPARTIMENTO PER L'INNOVAZIONE E LE TECNOLOGIE

 

DIRETTIVA 27 novembre 2003

 

Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni.

(GU n. 8 del 12-1-2004)

IL MINISTRO PER L'INNOVAZIONE E LE TECNOLOGIE
  Vista  la legge 30 dicembre 1991, n. 412, recante: «Disposizioni in
materia di finanza pubblica»;
  Vista  la  legge  29 luglio  2003,  n.  229, recante «Interventi in
materia   di   qualita'  della  regolazione,  riassetto  normativo  e
codificazione  -  legge  di  semplificazione  2001» ed in particolare
l'art. 10 che conferisce al Governo delega per il coordinamento ed il
riassetto   delle   disposizioni   vigenti  in  materia  di  societa'
dell'informazione;
  Visto  il  decreto  del  Presidente  del  Consiglio  dei  Ministri,
31 ottobre   2000,   recante   «Regole  tecniche  per  il  protocollo
informatico  di  cui  al decreto del Presidente della Repubblica, del
20 ottobre 1998, n. 428»;
  Visto il decreto del Presidente della Repubblica, 28 dicembre 2000,
n.  445,  recante  «Testo  unico  delle  disposizioni  legislative  e
regolamentari   in   materia   di  documentazione  amministrativa»  e
successive modificazioni ed integrazioni;
  Visto  l'art.  16  del  decreto  del  Presidente  della  Repubblica
7 aprile  2003,  n. 137, recante «Regolamento recante disposizioni di
coordinamento  in  materia di firme elettroniche a norma dell'art. 13
del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10»;
  Visto  il  decreto  del  Presidente  del Consiglio dei Ministri del
9 agosto  2001, recante «Delega di funzioni in materia di innovazione
e tecnologie al Ministro senza portafoglio dott. Lucio Stanca»;
  Viste  le  «Linee  guida del Governo per lo sviluppo della societa'
dell'informazione  nella  legislatura»  approvate  dal  Consiglio dei
Ministri  in  data  31 maggio 2002, nelle quali, tra gli obiettivi da
raggiungere  prioritariamente, e' indicata la diffusione dell'impiego
della posta elettronica nella pubblica amministrazione;
  Considerato  che  un maggiore impiego delle tecnologie informatiche
nello  scambio  dei  dati  e  nella  comunicazione  tra  le pubbliche
amministrazioni  aumenta  l'efficienza e favorisce, inoltre, notevoli
risparmi di risorse;
  Di concerto con il Ministro per la funzione pubblica;
                              E m a n a
la  seguente  direttiva  per  l'impiego della posta elettronica nelle
pubbliche amministrazioni:
                             Paragrafo I
  Il  Consiglio dei Ministri, in data 31 maggio 2002, ha approvato le
«Linee  guida  per lo sviluppo della societa' dell'informazione nella
legislatura»  nelle quali e' contenuto l'obiettivo di adottare, entro
la  fine  della  legislatura,  la  posta  elettronica  per  tutte  le
comunicazioni interne alla pubblica amministrazione.
  L'impiego   della   posta  elettronica  consente  e  facilita  quel
cambiamento culturale ed organizzativo della pubblica amministrazione
che   risponde   alle   attese   del   Paese   ed  alle  sfide  della
competitivita':  bisogna  accelerare questo processo di cambiamento e
darne  concreta percezione anche all'esterno, abbandonando inutili ed
onerosi  formalismi,  considerati,  anche,  i consistenti risparmi di
risorse  che potranno derivare alla pubblica amministrazione dall'uso
intensivo  della  posta  elettronica.  Bisogna  concretamente operare
affinche'  di  tale  cambiamento possano beneficiare, al piu' presto,
anche  i cittadini e le imprese in modo da consentire loro un accesso
piu' veloce e piu' agevole alle pubbliche amministrazioni.
  In   tale   ottica,  nell'esercizio  della  delega  attribuita  dal
Parlamento  al  Governo  con  la  legge  29 luglio  2003,  n. 229, si
intende,   inoltre,   accelerare   ulteriormente   il   processo   di
trasparenza.  A  tal  fine  la  completa  attuazione  del  protocollo
informatico  (il cui avvio e' previsto per il primo gennaio del 2004)
consentira'  la  gestione dei flussi dei procedimenti in corso presso
le  pubbliche  amministrazioni  permettendo  di conoscerne lo stato e
realizzando,   cosi',   un   piu'   elevato  livello  di  trasparenza
dell'azione amministrativa.
  Nell'esercizio  della suddetta delega saranno anche fissati i tempi
di  attuazione  dell'intero nuovo processo che deve tener conto della
necessita'  di operare il cambiamento in tempi rapidi, per evitare la
coesistenza   prolungata  delle  procedure  elettroniche  con  quelle
tradizionali,  allo  scopo  di  superare  difficolta' organizzative e
gestionali e ridurre i relativi costi operativi.
  Il  Comitato  dei  Ministri  per la societa' dell'informazione, nel
ribadire  l'importanza  di  tali obiettivi, in data 18 marzo 2003, ha
approvato  un  progetto  di  sostegno  alla  diffusione  della  posta
elettronica  nelle  amministrazioni statali che si sviluppa nell'arco
di  due  anni  e  che  prevede, anche, un costante monitoraggio della
velocita' del processo di cambiamento.
  In  considerazione  dei  vantaggi  che  possono derivare a tutta la
pubblica  amministrazione  dall'applicazione della presente direttiva
si  raccomanda di curarne, con tutti i mezzi possibili, la piu' ampia
ed immediata attuazione e di garantirne la massima diffusione a tutti
i dipendenti.
  Ogni  amministrazione,  pertanto,  e'  tenuta  a porre in essere le
attivita' necessarie al raggiungimento dell'obiettivo di legislatura,
in  modo da garantire che, entro la data della sua scadenza, tutte le
comunicazioni   nelle   pubbliche  amministrazioni  possano  avvenire
esclusivamente in via elettronica.
                            Paragrafo II
  Com'e'  noto, l'utilizzo della posta elettronica quale valido mezzo
di  trasmissione  di documenti informatici e' gia' previsto dall'art.
14  del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in
materia  di  documentazione amministrativa, approvato con decreto del
Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, che consente di
utilizzare   la  posta  elettronica  quale  strumento  sostitutivo  o
integrativo di quelli gia' ordinariamente utilizzati.
  Appare,   percio',  necessario  che  le  pubbliche  amministrazioni
provvedano  a  dotare  tutti  i  dipendenti  di  una casella di posta
elettronica  (anche  quelli per i quali non sia prevista la dotazione
di  un  personal  computer)  e ad attivare, inoltre, apposite caselle
istituzionali   affidate  alla  responsabilita'  delle  strutture  di
competenza. Queste ultime dovranno procedere alla tempestiva lettura,
almeno  una  volta  al  giorno,  della  corrispondenza ivi pervenuta,
adottando  gli  opportuni  metodi  di  conservazione  della stessa in
relazione   alle   varie   tipologie  di  messaggi  ed  ai  tempi  di
conservazione richiesti.
                           Caratteristiche
  La  posta elettronica puo' essere utilizzata per la trasmissione di
tutti  i  tipi  di informazioni, documenti e comunicazioni in formato
elettronico  e,  a  differenza  di  altri  mezzi  tradizionali, offre
notevoli vantaggi in termini di:
    maggiore  semplicita'  ed economicita' di trasmissione, inoltro e
riproduzione;
    semplicita' ed economicita' di archiviazione e ricerca;
    facilita'   di   invio   multiplo,   cioe'   a  piu'  destinatari
contemporaneamente,  con  costi estremamente piu' bassi di quelli dei
mezzi tradizionali;
    velocita'  ed  asincronia  della  comunicazione,  in  quanto  non
richiede la contemporanea presenza degli interlocutori;
    possibilita'  di consultazione ed uso anche da postazioni diverse
da  quella  del  proprio  ufficio,  anche  al  di  fuori  della  sede
dell'Amministrazione  ed in qualunque momento grazie alla persistenza
del messaggio nella sua casella di posta elettronica;
    integrabilita'  con  altri  strumenti  di automazione di ufficio,
quali   rubrica,  agenda,  lista  di  distribuzione  ed  applicazioni
informatiche in genere.
                              Contenuti
  Le    singole   amministrazioni,   nell'ambito   delle   rispettive
competenze,  ferma restando l'osservanza delle norme in materia della
riservatezza  dei  dati personali e delle norme tecniche di sicurezza
informatica,  si  adopereranno  per  estendere  l'utilizzo  la  posta
elettronica, tenendo presente quanto segue:
    e'  sufficiente  ricorrere  ad  un  semplice  messaggio  di posta
elettronica, ad esempio, per richiedere o concedere ferie o permessi,
richiedere o comunicare designazioni in comitati, commissioni, gruppi
di   lavoro   o   altri   organismi,   convocare   riunioni,  inviare
comunicazioni   di   servizio   ovvero  notizie  dirette  al  singolo
dipendente (in merito alla distribuzione di buoni pasto, al pagamento
delle   competenze,   a  convenzioni  stipulate  dall'amministrazione
ecc...), diffondere circolari o ordini di servizio;
    unitamente  al messaggio di posta elettronica, e' anche possibile
trasmettere, in luogo di documenti cartacei, documenti amministrativi
informatici  in  merito  ai  quali  tale modalita' di trasmissione va
utilizzata   ordinariamente  qualora  sia  sufficiente  conoscere  il
mittente e la data di invio;
    la  posta  elettronica  e',  inoltre,  efficace  strumento per la
trasmissione  dei  documenti  informatici sottoscritti ai sensi della
disciplina vigente in materia di firme elettroniche;
    la   posta  elettronica  puo'  essere  utilizzata  anche  per  la
trasmissione  della  copia  di documenti redatti su supporto cartaceo
(copia  immagine)  con  il risultato, rispetto al telefax, di ridurre
tempi,  costi  e  risorse  umane  da impiegare, soprattutto quando il
medesimo   documento   debba,  contemporaneamente,  raggiungere  piu'
destinatari;
    quanto  alla  certezza  della ricezione del suddetto documento da
parte  del  destinatario,  il mittente, ove ritenuto necessario, puo'
richiedere  al  destinatario  stesso  un  messaggio  di  risposta che
confermi l'avvenuta ricezione.
  Con  l'occasione  si  fa  presente  che le amministrazioni, oltre a
dotare  tutti  i  loro dipendenti di una casella di posta elettronica
sono chiamate ad adottare ogni iniziativa di sostegno e di formazione
per promuovere l'uso della stessa da parte di tutto il personale.
                            Paragrafo III
  Come  gia'  evidenziato,  il  Comitato dei Ministri per la societa'
dell'informazione  ha  approvato  il  finanziamento,  a  favore delle
amministrazioni  statali,  del  progetto, denominato @P@, che prevede
interventi  per la diffusione e l'utilizzo degli strumenti telematici
in  sostituzione  dei  canali  tradizionali  di  comunicazione.  Tale
progetto,  in fase di avanzata attuazione a cura del Centro nazionale
per  l'informatica nella pubblica amministrazione (CNIPA), prevede la
realizzazione:
    dell'indice  della  pubblica  amministrazione  (che individua gli
indirizzi   istituzionali   della   P.A.)   e   l'attribuzione  delle
corrispondenti caselle di posta elettronica;
    dell'indirizzario  elettronico  dei  singoli  dipendenti  (ad uso
esclusivamente interno alla P.A.);
    di caselle di posta elettronica certificata;
    di  specifici progetti delle amministrazioni, ammessi al previsto
cofinanziamento, per la trasformazione delle procedure amministrative
che   attualmente   utilizzano  il  supporto  cartaceo  in  procedure
informatizzate.
  Il   progetto   @P@   prevede   che   resti  affidato  alle  stesse
amministrazioni l'inserimento ed il tempestivo aggiornamento dei dati
contenuti  nell'indice  e  nell'indirizzario. Ai fini di una efficace
attuazione   del   progetto   e',   pertanto,   necessario  che  ogni
amministrazione provveda:
    ad  inserire,  sul  sito  www.indicepa.gov.it, le informazioni di
competenza  quali:  la struttura organizzativa, le aree organizzative
omogenee  ed  i  relativi  indirizzi di posta elettronica, nonche' le
altre  informazioni  definite  nei  documenti  tecnici  presenti  sul
medesimo  sito,  entro  e  non  oltre  sessanta  giorni dalla data di
pubblicazione  nella  Gazzetta  Ufficiale  della  Repubblica italiana
della presente direttiva;
    ad aggiornare, tempestivamente, le medesime informazioni, in modo
da garantire l'affidabilita' dell'indirizzo di posta elettronica.
  E',   infine,  necessario  che,  entro  il  medesimo  termine,  sia
comunicato  al  Centro  nazionale  per  l'informatica  nella pubblica
amministrazione (CNIPA), all'indirizzo apa@cnipa.it, il nominativo ed
i  recapiti  del  soggetto  cui, nell'ambito di ogni amministrazione,
puo' farsi riferimento in merito alle predette attivita'.
  Al  fine di verificare i risultati attesi in termini di efficienza,
efficacia  ed  economicita', il Centro nazionale per l'informatica e'
incaricato  di  effettuare,  con  cadenza semestrale, un monitoraggio
sullo  stato  di  attuazione della presente direttiva. Sara' cura del
Centro  stesso  definire,  in  raccordo  con  le  amministrazioni  in
indirizzo, le modalita' tecnico operative per l'acquisizione dei dati
e delle informazioni relativi al suddetto monitoraggio.
    Roma, 27 novembre 2003
                             Il Ministro  per l'innovazione e le tecnologie
                               Stanca
                             Il Ministro  per la funzione pubblica
                              Mazzella
Registrato alla Corte dei conti il 18 dicembre 2003
Ministeri  istituzionali  -  Presidenza  del  Consiglio dei Ministri,
registro n. 13, foglio n. 297